Meclis & Encümen ModülüMeclis&Encümen yazışmaları artık çok kolay

 

Belediyelere özel modül ile Meclis & Encümen yazışmaları artık çok kolay.

Meclis ve Encümen işlemleri, yazışmaların yoğun yapıldığı çalışmalardır. Meclis veya Encümen toplanmadan önce pek çok yazışma yapılır. e-KLM'de, bu yazılar ve karar metinleri otomatik olarak üretilir ve elektronik olarak imzalanır.

e-KLM Meclis & Encümen modülü ile katılımları takip edebilir ve raporlayabilirsiniz. Tamamen özelleştirilebilen Meclis ve Encümen Modülü ile istenilen sonuçlar elde edilebilir. Meclise özel Tutanaklar kısmında belgeler otomatik olarak oluşturulur ve kullanıma hazır hale gelir.

Modülün bünyesinde barındırdığı özel dosyalama sistemi ile belgeler mevzuata uygun olarak arşivlenir. Modülün e-KLM ile entegre bir yapıda olması sayesinde belgelerin, Meclis ve Encümen kararlarının sisteme tekrar yüklenmesine ve arşivlenmesine gerek duyulmaz.

İhtiyaç duyulan tüm fonksiyonlar tek bir çatı altında kullanıma hazır.

Meclis ve Encümen kararlarının imzalanması için hazırlanması aşamasından sonra tek yapılması gereken Meclis ve Encümen üyelerinin kararları e-KLM'de evlerinden imzalanmasından ibarettir.Elektronik imza ve mobil imza entegrasyonları ile tüm bilgileriniz güvende olacak.

 

 

Modül Meclis, Encümen ve Ayarlar olmak üzere 3 kısımdan oluşmaktadır.

Meclis Modülü :

Meclis modülünde her bir birleşim, tarihiyle birlikte oluşturulur. Birleşimlerin içine birleşimde alınan kararların metinleri yazılır. Yazılan kararlara ilgi ve ekler eklenebilir. Meclis davet yazıları birleşim bilgilerine göre otomatik olarak oluşturulur. İstenilmesi halinde karar dışındaki konuşmalar kayıt altına alınabilir ve tutanaklar hazırlanabilir. Birleşimlere özel olarak referans belgelerle ilişki kurulabilir ve ya ilişkili belgeler eklenebilir.

Encümen Modülü:

Her bir karar oluşturulur ve kararın tarih, saat ve sonuç bilgileri ile birlikte karar metni yazılır. Oluşturulan kararlara ilgi ve ekler, kararla ilişkili olan referans belgeler eklenebilir.

Özelleştirme :

Kullanıcıya, kolay bir menü ile pek çok konuda özelleştirme yapma imkanı sağlayan Ayarlar menüsü ile meclis ve encümen için katılım, özet, ilgi, ek gibi bilgilerim metinde gösterilip gösterilmeyeceği seçilebilir. Modülün e-imzalı ve ya ıslak imzalı olarak kullanılacağı ayarlanabilir. Metinlerde kullanılan karar,üye, özet, rapor, gündem, teklifler, konuşmalar gibi ifadeler istenildiği gibi değiştirilebilir. Metinlerdeki gündem, özet, karar gibi ifadelerin sıralamaları da değiştirilebilir niteliktedir.